Management Assistent Office Management (all genders)

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Art der StelleVollzeitEintrittsdatumab sofortOrtHamburg

Das erwartet Dich

  • Du planst und organisierst Besprechungen und Veranstaltungen für das Team, koordinierst Zeitpläne und versendest Einladungen.
  • Als erste Anlaufstelle für externe Anfragen und interne Anliegen leitest du die Informationen an deine zuständigen Kolleg*innen weiter und verantwortest die postalische Geschäftskorrespondenz.
  • Außerdem unterstützt du Vertragsabschlüsse durch die Zusammenstellung von relevanten Unterlagen und Einholung von Unterschriften, die Verwaltung und Archivierung von Dokumente, Berichte und Unterlagen hast du im Griff.
  • Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro, indem du Büro- und Arbeitsmaterialien bestellst, die Büroausstattung pflegen lässt und den allgemeinen Bürobetrieb koordinierst.
  • Die interne Kommunikation wird von dir unterstützend gesteuert, du bereitest Meetings vor, erstellst Protokolle und informierst die Teammitglieder über wichtige Entwicklungen. 
  • Darüber hinaus bist du - auch im Vertretungsfall - für die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings, den Postein- und -ausgang (inkl. Fristenerfassung) sowie Kuriersendungen zuständig.

Das bringst Du mit

  • Kaufmännischer Berufsabschluss als Bürokauffrau / -mann (all genders) oder ein vergleichbarer
  • Berufsabschluss bzw. Quereinstieg mit langjähriger Erfahrung im Office-Management
  • Sichere Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
  • Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen
  • Zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
  • Sehr gutes Zeitmanagement und sehr gute Organisationsfähigkeit
  • Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und gute Sprachkenntnisse in Englisch

Darum Forvis Mazars

  • Lass dich fördern – Zahlreiche Entwicklungsprogramme und Trainingsangebote auf unserer globalen Lernplattform, darunter individuelle Lernpfade, Grundlagenschulungen, Offsites sowie Zugang zu LinkedIn Learning für deine persönliche und fachliche Entwicklung
  • Wir investieren in dich – Finanzielle Förderung von Berufsexamina sowie weiteren berufsrelevanten Qualifizierungen
  • Auf zu neuen Horizonten – Perspektivwechsel durch einen Auslandsaufenthalt oder Möglichkeit der Mitwirkung bei übergreifenden Projekten in Bereichen wie Innovation und Nachhaltigkeit
  • Wir bleiben in Bewegung – Ob mit dem BusinessBike ins Office oder beim After-Work-Fitness dank der Flatrate von Urban Sports Club
  • Dein Wellbeing ist uns wichtig – Individuelle Coachings, Teamworkshops sowie Zugang zu kostenlosen, anonymen Beratungsangeboten bei beruflichen oder privaten Herausforderungen für dich und deine Angehörigen
  • Deine Zeit zählt – Mobiles Arbeiten, 30 Tage Urlaub sowie bezuschusste Wertkonten für eine flexible Arbeitszeitgestaltung (z.B. Sabbatical)

Eine umfassende Übersicht unserer Benefits findest du hier.

Kontakt für diese Stelle

Tabea Thönnessen

Let's Talk

Tabea ThönnessenTalent Acquisition Manager

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